Регистрация, закрытие и снятие онлайн‑кассы (ККТ)
Ниже — понятная инструкция по регистрации ККТ, закрытию онлайн‑кассы и снятию с учета в ФНС, с чек‑листами документов, типовыми сценариями и ссылками на личные кабинеты ОФД. Материал подойдет ИП и ООО, а также тем, кто временно приостанавливает деятельность или меняет адрес/ОФД.
Когда нужна регистрация и когда — закрытие/снятие с учета
Использование онлайн‑касс в России регулируется 54‑ФЗ. Продавать товары, работы, услуги и принимать платежи наличными или безналом без ККТ в большинстве случаев нельзя. Подробности — в нашем материале Что такое онлайн‑касса и 54‑ФЗ и о штрафах — в разделе Обязательность и штрафы 2025.
Закрытие онлайн‑кассы и снятие с учета требуется, если:
- вы прекращаете использование ККТ (ликвидация ИП/ООО, длительная консервация);
- меняется владелец кассы (продажа, передача другому ИНН);
- касса утрачена/повреждена без возможности восстановления;
- нужно вывести из эксплуатации модель, которую больше не будете использовать.
В ряде случаев кассу с учета снимать не нужно — достаточно перерегистрации: смена ОФД, изменение адреса расчетов, замена ФН. Ниже — подробные алгоритмы.
Онлайн‑кассы: документы и реквизиты
Перед регистрацией/закрытием подготовьте комплект «онлайн‑кассы документы» — они же понадобятся для перерегистраций.
| Что понадобится |
Где посмотреть/получить |
Зачем нужно |
| Паспорт ККТ (модель, заводской номер) |
В комплекте с кассой |
Идентификация устройства, «номер онлайн‑кассы» |
| Серийный номер ФН |
На корпусе ФН/в чеке отчета |
Привязка фискального накопителя |
| Договор с ОФД |
В личном кабинете ОФД |
Передача фискальных данных |
| ИНН/КПП, ОГРН |
Учредительные документы |
Регистрация ККТ на юрлицо/ИП |
| Адрес места расчетов |
Фактический адрес точки/место обслуживания |
«Адрес онлайн‑кассы» в карточке ФНС |
| Режим налогообложения (СНО) |
Учетная политика |
Корректные теги чеков |
| КЭП (электронная подпись) |
УЦ |
Вход в ЛК ФНС |
Подбор кассы для ИП и ООО — в статьях: Онлайн‑касса для ИП, Онлайн‑касса для организаций (ООО). Если касса нужна временно — рассмотрите покупку или аренду.
Регистрация ККТ: пошаговая инструкция
Подготовка. Заключите договор с ОФД, убедитесь в наличии интернета, КЭП и корректных реквизитов. При необходимости — настройка онлайн‑кассы и интеграция.
Вход в ЛК ФНС. Авторизуйтесь по КЭП в «Кабинет ККТ».
Заявление на регистрацию. Укажите модель, заводской номер, серийный номер ФН, ОФД, адрес места расчетов, СНО и контакты.
Получите РН ККТ (регистрационный номер). Это ключевой «номер онлайн‑кассы» для ввода в устройство.
Введите РН в кассу и настройте параметры ОФД. Сформируйте «Отчет о регистрации» на самой ККТ и отправьте его через ОФД в ФНС.
Завершите регистрацию в ЛК ФНС. Подтвердите данные из отчета (ФП/ФД) — статус изменится на «Зарегистрирована».
Подробный разбор реквизитов и проверок — в статье Проверка и реквизиты ККТ.
![Схема регистрации ККТ: ЛК ФНС → РН ККТ → Отчет о регистрации → подтверждение]()
Как закрыть онлайн‑кассу и снять с учета
Ниже — базовый алгоритм «как закрыть онлайн‑кассу» с оформлением снятия с учета в ФНС.
Подготовка. Сверьте, что все фискальные документы доставлены в ОФД, смена закрыта, возвраты/коррекции проведены (корректировка и возврат чека).
В ЛК ФНС выберите кассу и нажмите «Снять с учета». Укажите причину: прекращение использования, смена владельца, утрата, поломка и т. п. Сервис сформирует карточку снятия.
На самой кассе сформируйте «Отчет о закрытии фискального накопителя» (ОЗФН). Отчет уйдет через ОФД в ФНС. Для некоторых моделей порядок может быть зеркальным (сначала ОЗФН, затем заявление) — проверьте руководство вашего бренда: АТОЛ, Эвотор, Меркурий, AQSI, Кассатка, МТС Касса.
В ЛК ФНС подтвердите снятие, указав данные из ОЗФН (ФП/ФД отчета). Статус сменится на «Снята с учета».
В результате вы: а) оформили закрытие онлайн‑кассы для ФНС; б) завершили работу фискального накопителя; в) можете физически изъять ФН и хранить его в архиве.
![Схема снятия ККТ: Заявление в ФНС → Отчет о закрытии ФН → подтверждение]()
Закрытие фискального накопителя (ФН)
ФН имеет ограниченный срок действия (типично 13–36 месяцев) и ресурс памяти. Закрытие ФН требуется, если:
- срок/память ФН истекли;
- меняется владелец кассы (ФН привязан к ИНН);
- вы выводите кассу из эксплуатации навсегда.
Как закрыть ФН:
- На ККТ сформируйте «Отчет о закрытии ФН»;
- дождитесь доставки отчета в ОФД и ФНС;
- извлеките ФН, опечатайте и храните не менее 5 лет. Передавать ФН третьим лицам не рекомендуется — ответственность за его сохранность несет владелец.
Важно: при замене ФН на новый кассу с учета снимать не нужно — выполняется перерегистрация.
Частые сценарии: что делать
| Ситуация |
Действие |
Закрывать ФН |
Снимать с учета |
| Истек срок/переполнен ФН |
Поменять ФН, перерегистрировать в ФНС |
Да |
Нет |
| Смена ОФД |
Перерегистрация с новым ОФД |
Нет |
Нет |
| Перевод точки/адреса |
Перерегистрация с новым адресом |
Нет |
Нет |
| Смена владельца (другой ИНН) |
Старый владелец снимает с учета, закрывает ФН; новый регистрирует |
Да |
Да |
| Длительная пауза (сезон) |
Можно оставить на учете; при длительном простое — снять с учета |
Необязательно |
По ситуации |
| Поломка/утрата ККТ |
Заявление на снятие; если ФН цел — закрыть |
По возможности |
Да |
| Ликвидация ИП/ООО |
Снятие с учета всех ККТ, закрытие ФН |
Да |
Да |
Если не уверены, какой путь выбрать — сверьтесь с нормами 54‑ФЗ и требованиями ФНС или обратитесь к нам.
Личные кабинеты ФНС и ОФД: вход и операции
Подсказка: если в ОФД не виден «Отчет о регистрации/закрытии», проверьте интернет на ККТ и актуальность настроек ОФД.
Ошибки и отказы: что проверить
Частые причины проблем при регистрации/закрытии:
- Неверный «адрес онлайн‑кассы» или формат заполнения поля «место расчетов».
- Несовпадение СНО в настройках ККТ с указанной в карточке ФНС.
- Указан неправильный ОФД/ошибка в его параметрах.
- Нет связи (отчеты не уходят в ОФД), открыта смена или «зависшие» документы.
- Ошибки времени/даты на ККТ.
Полезно: Диагностика и ошибки ККТ, Проверка и реквизиты ККТ. При интеграции с ПО/1С поможет раздел Настройка интеграции ККТ.
«Сдать онлайн‑кассу»: аренда, возврат, утилизация
Под «сдать онлайн‑кассу» часто подразумевают:
- Возврат арендованного аппарата провайдеру. Сначала оформите снятие с учета в ФНС и закройте ФН, затем верните устройство. Условия — в договоре аренды (смотрите также Покупка и аренда онлайн‑кассы).
- Передачу/продажу другому бизнесу. Старый владелец обязан снять ККТ с учета и закрыть ФН; новый владелец регистрирует кассу со своим ФН.
- Утилизацию. Снимите с учета, закройте ФН, извлеките его для хранения. Сам аппарат можно утилизировать; ФН — хранить 5 лет.
Если касса подключена к банку/эквайрингу, проверьте договоры: возможно, нужно отключить сервисы (Банковские решения и онлайн‑кассы, Безнал, эквайринг и QR для онлайн‑кассы).
Сервисы, интеграции и бренды ККТ
Мы работаем с популярными решениями и помогаем с полным циклом — от выбора до снятия с учета:
FAQ по использованию онлайн‑касс
- Нужно ли снимать ККТ с учета, если просто меняю адрес? Нет, достаточно перерегистрации с указанием нового адреса места расчетов.
- Как понять, что ФН закрыт? На кассе сформирован «Отчет о закрытии ФН», он доставлен в ОФД/ФНС, а в ЛК ФНС вы подтвердили данные из отчета.
- Можно ли временно «заморозить» кассу? Да. Если касса долго не используется, убедитесь, что не формируются чеки. При длительной паузе безопаснее снять с учета, чтобы не контролировать связь и отчеты.
- Что делать, если кассу украли/утрачена? В ЛК ФНС оформите снятие с учета с соответствующей причиной; если ФН недоступен — отметьте это в заявлении.
- Как выбрать ОФД и тариф? Смотрите ОФД и личные кабинеты и Обслуживание ОФД: тарифы.
Итоги и помощь
Регистрация, закрытие и снятие онлайн‑кассы — это последовательность понятных действий: правильные документы, корректные реквизиты, отчеты на ККТ и подтверждения в личных кабинетах ФНС/ОФД. Соблюдайте порядок, храните ФН 5 лет, а при изменениях — выбирайте перерегистрацию или снятие с учета в зависимости от сценария.
Нужна помощь «под ключ» — от регистрации до снятия и сдачи онлайн‑кассы? Оставьте заявку: подберем решение, настроим ККТ, оформим документы и сделаем все быстро и без ошибок.
