Что такое онлайн‑касса и как работает по 54‑ФЗ
Онлайн‑касса (ККТ) — это кассовая техника, которая формирует фискальный чек с обязательными реквизитами, шифрует его в фискальном накопителе (ФН) и передает данные через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС. Законодательная база — 54‑ФЗ и формат фискальных данных (ФФД, актуальная редакция — 1.2).
Состав типичной схемы:
- ККТ (кассовый аппарат/терминал/смарт‑касса)
- ФН (фискальный накопитель) — криптозащита и хранение фискальных данных
- ОФД — принимает данные и передает их в ФНС
- Программное обеспечение кассы/приложения, иногда облачный кабинет
Как идет чек: кассир или система формирует чек → ККТ фиксирует его во ФН → чек и его фискальный признак отправляются в ОФД → ОФД подтверждает → данные доступны ФНС и покупателю (бумажно, по email/SMS, по QR‑коду).
Кому нужна онлайн‑касса в 2025 и когда можно без ККТ
Для большинства ИП и организаций ККТ обязательна при расчетах с физлицами, а также при дистанционных и безналичных платежах за товары/работы/услуги. Исключения ограничены: самозанятые (НПД), ряд специфичных видов деятельности и торговля в труднодоступных местностях по перечням. Условия лучше уточнять в консультации ФНС и по отраслевым письмам.
Ключевые сценарии:
- ИП на УСН/патенте — в подавляющем большинстве случаев обязаны использовать ККТ.
- Интернет‑продажи и предоплата на сайте — чек обязателен (электронный/бумажный).
- Такси, курьеры, услуги — чек обязателен; часто удобна хостинговая касса.
- Самозанятые — ККТ не используют, чеки формируются в «Мой налог».
Как выбрать: покупка или аренда (хостинговая касса)
Варианты внедрения:
- Покупка собственной ККТ (Атол, Эвотор, Меркурий, AQSI, Кассатка, МТС Касса)
- Аренда/хостинг ККТ (касса установлена у провайдера, чеки — электронные)
- Комплексные банковские комплекты (касса + эквайринг)
Сравните TCO (стоимость владения): цена ККТ, ФН (срок 13/36 мес), ОФД (годовой тариф), сервис и обновления ФФД.
Примерная оценка TCO на 2 года
| Вариант |
ККТ |
ФН |
ОФД |
Сервис/ПО |
Итого 2 года |
| Покупка смарт‑кассы |
25–45 тыс |
7–13 тыс |
3–5 тыс/год |
0–8 тыс/год |
38–71 тыс |
| Хостинг кассы |
0–10 тыс (депозит) |
включен |
включен/отд. |
12–24 тыс/год |
24–48 тыс |
| Банковский комплект |
10–35 тыс |
7–13 тыс |
3–5 тыс/год |
0–6 тыс/год |
33–59 тыс |
Стоимость ориентировочная и зависит от региона и поставщика.
ОФД, личные кабинеты и ФНС
ОФД обеспечивает передачу чеков в ФНС и доступ к ним в личном кабинете. Популярные ОФД: Такском, ОФД‑1, Orange Data. В ЛК вы:
- проверяете доставку чеков и статус ККТ;
- настраиваете магазины/кассы, добавляете пользователей;
- выгружаете отчеты и сверки.
Ссылки: разделы «Такском», «ОФД‑1», «Orange Data» и сводная страница «ОФД и личные кабинеты» в нашем каталоге.
Интеграции: 1С, сайт, эквайринг, QR‑оплата
За счет API и драйверов возможно:
- передавать чеки из 1С, CRM и интернет‑магазинов;
- фискализировать онлайн‑платежи (интернет‑эквайринг);
- выдавать электронные чеки с QR, отправку на e‑mail/SMS.
Совет: заранее уточняйте у продавца кассы и ОФД список готовых модулей (1С, CMS, платежные шлюзы), чтобы не разрабатывать с нуля.
Регистрация и запуск ККТ
Ключевые шаги:
- Приобрести ККТ и ФН (или подписать договор на хостинг кассы)
- Заключить договор с ОФД
- Получить квалифицированную ЭП для регистрации ККТ
- Зарегистрировать кассу в ЛК ФНС (получить номер ККТ)
- Фискализировать кассу (первичный отчет о регистрации)
- Протестировать чеки и интеграции
Набор документов: данные организации/ИП, ОФД, модель ККТ и ФН, адрес расчетов. Подробная инструкция — в разделе «Регистрация и закрытие».
Операции: продажа, возврат, чек коррекции
- Продажа: обычный чек с позициями и реквизитами покупателя (при необходимости)
- Возврат: чек возврата прихода; для безнала возврат проводится на исходный платеж
- Чек коррекции: применяется при ошибках (сумма, ставка НДС, не пробили чек). Важно оформить основание коррекции и указать правильные реквизиты.
Электронные чеки, QR‑коды и реквизиты чека
Электронный чек содержит ссылку/QR для проверки. Обязательные реквизиты ФФД: дата/время, сумма, признак расчета, ставка НДС, признак агента/признак предмета расчета, ФПД и т. п. Не занижайте состав — ошибки ведут к штрафам.
Ошибки и диагностика: «смена закрыта», сбои ОФД
Типовые кейсы:
- Смена закрыта/не открыта — синхронизируйте дату/время, перезапустите смену, проверьте ФН
- Нет связи с ОФД — проверяйте интернет/фильтры, статусы в ЛК ОФД
- ФН на исходе/ошибки формата — обновление прошивки, замена ФН
Подробные чек‑листы — в разделе «Ошибки ККТ».
Бренды и решения
- Атол: широкий модельный ряд, драйверы под 1С
- Эвотор: смарт‑терминалы с маркетом приложений
- Меркурий: компактные фискальные регистраторы
- AQSI, Кассатка, МТС Касса: удобные комплексы «все‑в‑одном»
Стоимость владения: ФН, ОФД, сервис
ФН меняют каждые 13/36 мес; ОФД — подписка на 12 мес; возможна поддержка/обновления ПО. Планируйте бюджет заранее.
Частые вопросы и полезные ссылки
В разделе «FAQ» мы собрали ответы: нужна ли касса ИП без работников, как сделать чек коррекции, как закрыть кассу, где посмотреть чек, что делать при ошибках и пр.
CTA: Готовы подобрать решение? Откройте раздел «Покупка или аренда» и пройдите по чек‑листу выбора.