Table of contents
- Краткое определение и зачем нужна ККТ
- Архитектура: ККТ, ФН, ОФД, ФНС
- Как проходит чек: от продажи до ФНС
- Кому обязательна ККТ в 2025 и исключения
- Электронные чеки, QR и ФФД 1.2
- Документы и регистрация
- Что изменилось к 2025 году
- Мифы про «онлайн‑кассу без аппарата»
- Обязательные реквизиты чека
- Как выбрать и с чего начать
Краткое определение и зачем нужна ККТ
Онлайн‑касса — это кассовая техника, соответствующая 54‑ФЗ, которая формирует и передает фискальные чеки в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Задачи ККТ:
- обеспечить прозрачность расчетов;
- защитить покупателя (проверяемость чека);
- автоматизировать учет и отчетность.
Архитектура: ККТ, ФН, ОФД, ФНС
- ККТ (кассовый терминал/фискальный регистратор/смарт‑касса) — центр формирование чека;
- ФН (фискальный накопитель) — криптохранилище; фиксирует чеки, создает ФПД;
- ОФД — принимает чеки от ККТ, проверяет и пересылает в ФНС; хранит и дает доступ в ЛК;
- ФНС — финальный получатель данных; через приложения ФНС покупатели проверяют чеки.
Как проходит чек: от продажи до ФНС
- Кассир/система инициирует расчет.
- ККТ формирует чек с обязательными реквизитами.
- Во ФН записывается чек и фискальный признак (ФПД).
- Чек уходит в ОФД.
- ОФД подтверждает доставку и передает в ФНС.
- Покупатель получает бумажный чек и/или электронный (e‑mail/SMS), а также QR для проверки.
Кому обязательна ККТ в 2025 и исключения
Обязательна практически всем, кто принимает оплату за товары/работы/услуги от физлиц и ИП/ООО, включая:
- офлайн‑розницу, курьерскую доставку;
- онлайн‑продажи/предоплаты (сайт, мобильные приложения);
- услуги (в т. ч. такси, ремонт, обучение и др.).
Исключения (узкие): самозанятые (НПД); отдельные виды торговли/услуг из перечней; труднодоступная местность (по постановлениям). Проверяйте актуальные разъяснения ФНС.
Электронные чеки, QR и ФФД 1.2
Э‑чеки равнозначны бумажным и могут отправляться клиенту по e‑mail/SMS. QR‑код содержит данные для проверки чека в ФНС. Формат фискальных данных (ФФД 1.2) расширяет поддерживаемые сценарии (агентские схемы, маркировка, реквизиты покупателя).
Документы и регистрация
Понадобятся: данные организации/ИП, ЭП, договор с ОФД, модель ККТ и ФН, адрес расчетов. Регистрация выполняется в ЛК ФНС с последующей фискализацией кассы. После — тестовые чеки и публикация реквизитов в системах учета и на сайте.
Что изменилось к 2025 году
- Актуален ФФД 1.2, расширяются требования к маркировке;
- Растет доля электронных чеков и хостинговых касс;
- Усиливается контроль корректности реквизитов (основания коррекций, признак предмета расчета и др.).
Мифы про «онлайн‑кассу без аппарата»
Полностью виртуальной кассы закон не предусматривает. Под «облачной кассой» подразумевают хостинг ККТ у провайдера: это физический аппарат, который печатает и/или формирует электронные чеки удаленно. Такой подход легален и удобен для интернет‑торговли и курьерских служб.
Обязательные реквизиты чека
Дата/время, сумма, признак расчета (приход/возврат), наименование товара/услуги, ставка НДС (если применимо), признак агента/предмета расчета, ФН/ФД/ФПД, данные продавца и адрес расчета. За отсутствие реквизитов — штрафы.
Как выбрать и с чего начать
- Оцените сценарий (офлайн/онлайн/доставка/такси).
- Выберите формат: смарт‑касса, фискальный регистратор + ПО, хостинг ККТ.
- Подберите ОФД и интеграции (1С, сайт, эквайринг).
- Рассчитайте TCO на 2–3 года (ФН, ОФД, сервис).
- Зарегистрируйте и протестируйте ККТ.
Готовые чек‑листы — в разделах «Касса для ИП» и «Покупка или аренда».